Verwaltung

Verwaltung

Im folgenden Kapitel werden organisatorische Aspekte dargestellt, die den Schulalltag und Einstieg in die Arbeit an der Praxismittelschule zu erleichtern.

QM-Pilot

Unter https://qmpilot.phst.at/ sind Prozesse und Dokumente bzw. Links zu relevanten Dokumenten zu finden (z.B. Dienstreiseantrag).

Abwesenheit

Der Besuch von Fortbildungen, Fortbildungsprogrammen, die Entscheidung für eine zusätzliche Ausbildung als auch sonstige Unterrichtsentfälle gilt es vorab mit der Schulleitung zu klären. Hier sind das Regelwerk für Fortbildungsveranstaltungen aus dem Jahresprogramm der PH Steiermark die Bestimmungen zum Dienstreiseantrag und die Supplierrichtlinien zu berücksichtigen. Zudem gibt es eigene Regelungen für die Meldung von Krankenständen (siehe 4.2.5) und Pflegefreistellung. Absenzstunden werden in der monatlichen Mehrdienstleistungsmeldung (MDL) zusammengefasst.

Alle geplanten Abwesenheiten müssen frühzeitig, längstens aber bis Mittwoch 16.00 Uhr der Vorwoche, schriftlich in der Kanzlei einlangen (per E-Mail an pms-administration@phst.at oder analog per Vordruck).

Bei ungeplanten Abwesenheiten (Krankheit, Pflegefreistellung) ist die Administration per E-Mail ebenfalls so früh wie möglich zu verständigen.

Dienstreiseantrag

Alle Dienstreisen, die Lehrpersonen der Praxisschule unternehmen, werden vom Budget der Pädagogischen Hochschule finanziert. Aufgrund der Berichterstattung an der BMBF sind genaue Aufzeichnungen gefordert, die ein mehrstufiges Verfahren bei der Antragserstellung mit sich ziehen. Der Prozess setzt sich aus den folgenden Punkten zusammen:

·      Der Dienstreiseantrag (Inland) wird mindestens 10 Tage vor der Dienstreise ausgefüllt.

·      Informationen zur Fortbildungsveranstaltung, Einladungen zu Tagungen und Kongressen etc. werden ausdruckt und dem Dienstreiseantrag beigelegt.

·      Anschließend wird der Dienstreiseantrag bei der Schulleitung abgegeben.

·      Nachdem der Antrag von der Schulleitung unterschrieben wurde, wird er von dort über die interne Hauspost an das Vizerektorat weitergeleitet.

·      Die Vizerektorin kontrolliert die Angaben und entscheidet über eine Entsendung. Mit der Unterschrift der Vizerektorin ist der Dienstreiseantrag genehmigt, anderenfalls wird mittels kurzer Notiz mitgeteilt, dass eine Entsendung nicht gestattet (oder bezahlt) wird. Nach der Bearbeitung im Vizerektorat wird der Dienstreiseantrag via Hauspost an die Schule zurückgeschickt und im Postfach des/der jeweiligen Lehrer/in abgelegt.

·      Auslandsdienstreiseanträge sollten mind. ein Monat vor Beginn der Reise in Wien sein, sind also mind. 6 Wochen vorher abgeben.

·      Ohne Dienstreiseantrag ist kein Versicherungsschutz gegeben.

Die Formulare für die aktuellen Dienstreiseanträge und andere Formulare sind auf sharepoint.praxismittelschule.info oder der PH Seite zu finden. Falls eine Anreise mit der ÖBB sinnvoll ist, kann die Fahrkarte über die Schulcard der ÖBB erworben werden.

Reiserechnung

Alle Dienstreisen müssen zunächst selbst finanziert werden. Nach der Dienstreise wird eine Rechnung gelegt. Das Formular muss gemeinsam mit dem originalen Dienstreiseantrag und den originalen (Hotel-)Rechnungen und Belegen (bzw. Kassazettel) abgegeben werden.

Für mehrstündige bzw. mehrtägige Fortbildungen etc. werden Tagesgebühren ausbezahlt, sofern keine Verpflegung von Seiten des Veranstalters finanziert wird. Aus diesem Grund gilt es in den Hotels immer Rechnungen einzufordern, bei denen „Nächtigungen ohne Frühstück/Konsumationen“ angeführt werden. Im besten Fall werden die Konsumationen mittels eigener Rechnung und auch mittels eigenen Belegs beglichen.

Erläuterungen zur Reiserechnungen sind auf sharepoint.praxismittelschule.info zu finden.

Die Reiserechnungen werden in der Direktion im Postfach „Post intern“ abgegeben und von dort an die entsprechende Abteilung übermittelt. Grundsätzlich dauert die Bearbeitung der Reiserechnung und Überweisung des Betrags mind. zwei Monate.

Fortbildungsveranstaltungen aus dem Jahresprogramm der PHSt

Lehrpersonen an Allgemeinen Pflichtschulen sind dienstrechtlich (LDG 1984 §43 Abs. 3; PD § 40a, Abs. 12 der Dienstrechtsnovelle) dazu verpflichtet, Fortbildungen im Ausmaß von 15 Wochenstunden pro Schuljahr zu absolvieren. Da im Zuge der Fortbildungen immer wieder neue pädagogische Impulse aufgegriffen werden und die Praxismittelschule als Modellschule fungiert, ist dieser unbedingt Verpflichtung nachzugehen.

Jeweils im Mai und im Jänner haben die Lehrpersonen die Möglichkeit, sich mit dem Fortbildungsprogramm des folgenden Semesters auseinanderzusetzen und sich via PH-Online für einzelne Veranstaltungen als „Studierende/r der Fortbildung“ anzumelden. Für Berufseinsteiger/innen besteht idR. im Herbst die Möglichkeit der Nachmeldung. Im Idealfall sind Fortbildungsthemen zu wählen, die auch die Entwicklungsschwerpunkte der Praxismittelschule betreffen.

Nachdem die Anmeldungen erfolgt sind, entscheiden die Schulleitung und das Vizerektorat über das Dienstauftragsverfahren, ob eine Fortbildung genehmigt und somit (bei rechtzeitiger Anmeldung) ein Fixplatz zugeordnet wird oder nicht.

Für alle Fortbildungsveranstaltungen für die ein Fixplatz zugeordnet wurde, sind Dienstreiseanträge auszufüllen und bei der Schulleitung abzugeben.

Supplierungen

Jede Unterrichtsstunde, die nicht abgehalten wird, ist bei der Administration in schriftlicher Form zu melden. Dazu muss das Formular („Suppliermeldung“) spätestens am Mittwoch vor der betreffenden Woche vollständig ausgefüllt und abgegeben oder digital übermittelt werden. Um Missverständnisse und Unannehmlichkeiten zu vermeiden, wird um die direkte Kommunikation mit bzw. Abgabe bei der Administration gebeten.

Suppliermeldungen werden, nach Rücksprache mit der Schulleitung, zeitnah in WebUnits erfasst und können online abgefragt werden.

Die Lehrpersonen sind dazu angehalten, die Änderungen in ihrem Stundenplan fortlaufend zu kontrollieren, jedenfalls an jedem Unterrichtstag um 7:30 Uhr.

Lehrpersonen können auch an „freien Tagen“ bzw. „freien Halbtagen“ zu Supplierungen herangezogen werden.

Daher ist es wichtig, dass Arzt- und sonstige Termine während der Dienstzeit (07:40 – 16:05 Uhr) der Administration gemeldet werden, damit sie erfasst und Konflikte bei möglichen Suppliereinteilungen vermieden werden können.

Die Vorlage für die Suppliermeldungen sind auf sharepoint.praxismittelschule.info zu finden.

Krankenstand

Krankheitsbedingte Absenzen müssen der Administration schriftlich via E-Mail (pms-administration@phst.at) bekannt gegeben werden. In Akutfällen wird gebeten, die Meldung so früh wie möglich in den Morgenstunden zu übermitteln. Zusätzlich, besonders empfehlenswert in dringenden Fällen, kann auch telefonisch mit der Administration Kontakt aufgenommen werden.

Ärztliche Untersuchungen werden in der MDL-Abrechnung als Krankenstände verbucht. Im Sinne der Unterrichtsqualität und Aufrechterhaltung des regulären Schulbetriebs wird prinzipiell davon ausgegangen, dass Arztbesuche in der unterrichtsfreien Zeit vereinbart werden. Sollte dies nicht möglich sein, ist jedenfalls eine Arztbestätigung abzugeben.

Kuraufenthalte müssen sehr langfristig beantragt werden und sollten nach Möglichkeit in der unterrichtsfreien Zeit stattfinden. Bitte sofort nach Genehmigung der Kur ist mit der Schulleitung Rücksprache zu halten (Vorlaufzeit mind. 4 Monate).

Pflegefreistellung

Absenzen aufgrund der Betreuung von kranken Kindern müssen der Administration telefonisch oder schriftlich via E-Mail bekannt gegeben werden. Bei Akutfällen wird gebeten, die Meldung so früh wie möglich in den Morgenstunden zu übermitteln.

Lehrtätigkeitsausweise

Der Lehrtätigkeitsausweis bildet die unterschiedlichen Stunden an der Schule und Hochschule ab und beschreibt das Arbeitsfeld.  Er ist am Anfang des Schuljahres sowie bei jeder Veränderung des Stundenausmaßes bzw. der Stundenzuteilung in der Kanzlei zu überprüfen und zu unterschreiben.

Mitverwendungsmeldung Hochschule

Die Stunden an der Hochschule sind in PH-Online (umschalten auf „Bedienstete“) unter Dienste – Beschäftigungsausweis zu finden. Dabei muss das entsprechende Studienjahr gewählt werden. Das PDF-Dokument bitte rasch kontrollieren. Treten Unklarheiten auf, bitte mit dem jeweiligen Institut Rücksprache zu halten.

In der Direktion wird aufgrund der Mitverwendungsmeldungen der Lehrtätigkeitsausweis ausgedruckt, der kontrolliert und unterschrieben werden muss.

Das Dokument wird dann auf dem Dienstweg von der Vizerektorin und Rektorin unterzeichnet und anschließend wird der Beschäftigungsausweis von der Personalabteilung nach Wien gesendet und dient als Grundlage für die Höhe des Gehalts.

Nebenbeschäftigungen

Nebenbeschäftigungen müssen gemeldet werden. Dazu gibt es ein eigenes Online- Formular (QM-Pilot), das auf dem Dienstweg eingereicht wird. Wichtig ist, dass insbesondere Nebenbeschäftigungen beim Bund vorab genehmigt werden müssen, da es für Bundesbedienstete nur noch eine auszahlende Stelle gibt.

Mehrdienstleistungen

Eine Vielzahl der Lehrpersonen der Praxismittelschule arbeitet im Jahresschnitt mehr als 20 bzw. 22 (PD). Dieser Stundenumfang kommt meist aufgrund der Arbeit mit den Studierenden bzw. Arbeitsverpflichtungen an der Pädagogischen Hochschule zustande. Jene Stunden, die über das Vollbeschäftigungsausmaß gearbeitet werden, werden als Mehrdienstleistungen bezeichnet.

Eine Unterscheidung der Stunden ist aufgrund der Vergütung wichtig: Eine Lehrverpflichtung im alten Dienstrecht von 23,5 Werteinheiten wird zum Beispiel auf Basis des Grundgehalts (20 WE – „volle Lehrverpflichtung“) und den Mehrdienstleistungen (3,5 WE) ausgezahlt. Im neuen Dienstrecht (Pädagogischer Dienst) sind 22 WE eine volle Lehrverpflichtung, davon werden 2 Stunden für nicht-lehrende Tätigkeiten gerechnet. Es handelt sich dabei um zwei verschiedene Posten auf dem Lohnzettel. Dabei sei angemerkt: Da die Abrechnungen zuerst vom Ministerium in Wien kontrolliert und dann abgerechnet werden, kommt es grundsätzlich von einer Zahlungsverzögerung der Mehrdienstleistungen von ein, zwei Monaten. Das Grundgehalt einer vollen Lehrverpflichtung wird regelmäßig überwiesen.

Die Mehrdienstleistungen werden Monat für Monat abgerechnet, da es bei Krankenständen, Abhaltung von Supplierstunden etc. zu einer Veränderung des MDL-Werts kommt und dies in Folge auch zu unterschiedlichen Auszahlungen pro Monat führt.

Der Entfall der Bezüge wird Tag für Tag berechnet. So führt ein eintägiger Krankenstand zu einem Abzug von einem Fünftel der Mehrdienstleistungen. Dies ist bei Krankheit, Pflegefreistellung, mehrtägigen Schulveranstaltungen, mehrtägigen schulautonomen Tagen, sonstigen Unterrichtsentfällen und ab dem 6. Tag einer Fort- bzw. Weiterbildung der Fall.

Keine Abzüge werden bei eintägigen Schulveranstaltung, genehmigten Dienstaufträgen des Ministeriums, Gewerkschaft/Dienststellenversammlungen, einzelnen schulautonomen freien Tagen, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen (bis 5. Tag) verrechnet. Die Frage, ob Abzug oder nicht erfolgt bei „null gehaltenen Stunden“. Grundsätzlich gilt, dass bei Abhaltung einer Stunde pro Tag keine Bezüge abgezogen werden, auch wenn die anderen Stunden entfallen.

Die MDL-Zusammenfassung ist in der Regel am Beginn des neuen Monats in WebUntis abrufbar (letzter Donnerstag vor dem 1. Montag im Monat) und muss eigenverantwortlich kontrolliert werden (WebUntis: Unterricht – MDL Button unten links). Gibt es innerhalb einer vorgegebenen Frist (Donnerstag bis Montagmittag) keinen Einspruch, so wird die MDL-Abrechnung in dieser Form nach Wien gemeldet.

Diverses im Alltag

Kommunikation

Jede Lehrperson hat ein Postfach. Dieses ist täglich zu kontrollieren. Bitte nur Dienstliches an die Schuladresse senden lassen, keine privaten Pakete! Die Dienstpost kann in der Direktion abgegeben werden. In der Regel ist der Dienstweg einzuhalten, d.h. die Schulleitung muss das Schriftstück „zur Kenntnis“ nehmen.

Die Liste mit den hausinternen Telefonnummern sowie eine Liste mit den Telefonnummern aller Erziehungsberechtigten nach Klassen liegt neben dem Telefon in der Lehrerbibliothek auf. Die Daten der Erziehungsberechtigten können auch einfach über Sokrates eingesehen werden.

Die gesamte E-Mail-Kommunikation erfolgt über die PHSt-Adresse, daher gilt es den Mail-Account fortlaufend abzurufen. Diese E-Mail-Adresse scheint auch auf der Website auf. Kontakt mit den Erziehungsberechtigten ist grundsätzlich über Schoolfox abzuwickeln. Jeden Freitag gibt es eine Infomail mit den wichtigsten Informationen für die nächste Schulwoche. Etwaige darin enthaltene Aufträge sind verbindlich.

Alle Schüler/innendaten werden über das Schulverwaltungsprogram Sokrates verwaltet. Die Klassenvorstände sind verpflichtet, Änderungen bei den Schüler/innendaten umgehend in Sokrates selbst zu ändern. Die Kontakt- und Adressdaten der Schüler/innen und Erziehungsberechtigten sind in Sokrates ebenfalls einzusehen und Klassenlisten können dort ausgedruckt werden.

Dienstliche E-Mails sind jedenfalls, auch bei aktiver Weiterleitung der E-Mails, über die PHSt-Adresse zu verschicken! Beim Versenden von Mails an mehrere Erziehungsberechtigte ist darauf zu achten, dass die Adressen in BCC gesetzt werden (DSGVO!).

Sharepoint

Unter sharepoint.praxismittelschule.info finden sich die Sammlung der Infoblätter, der Link zum Schul-OneDrive-Ordner, sowie Formulare aller Art und Informationen zum Schulrecht. Zusätzlich ist ein Ordner mit Videotutorials zu unterschiedlichen Themen angelegt.

Was ein/e Lehrer/in braucht

Schlüssel

Mit dem Dienstbeginn erhält jede/r Lehrer/in einen Schlüssel. Dafür ist eine Kaution von 40 Euro zu hinterlegen. Die Schlüssellizenzen sind auf bestimmte Räume beschränkt. Wird der Zugang zu weiteren Räumen benötigt, so muss ein Antrag gestellt werden, der von der Schulleitung und von der Wirtschaftsabteilung genehmigt werden muss (Formular auf dem Sharepoint). Daraufhin kann es einige Tage dauern, bis der/die Verantwortliche des IT-Zentrums die entsprechende Programmierung vornimmt. Der Schüssel sollte nicht den SuS ausgehändigt werden.

PH-Card

Die PH-Card ist nicht nur ein Dienstausweis, sondern dient gleichzeitig als Kopierkarte. Sie wird in der Studienabteilung erstellt. Achtung: Bei der Anfertigung wird vor Ort ein Foto gemacht. Bei der PH-Card gilt es zwischen Studierenden und Bediensteten-Karten zu unterscheiden. Auf der Karte steht auf der linken Seite die Personalnummer der/des Karteninhaber/in/s.

Kopierkarte

Grundsätzlich wird mit der eigenen PH-Karte kopiert, da nach dem Login zwischen dem persönlichen Account und den einzelnen Klassen unterschieden werden kann. Die Schulleitung erhält monatlich eine Aufstellung der Kopien und deren Kosten. Eine Kopie wird mit 5 Cent, eine Farbkopie mit 40 Cent (!) abgerechnet. Daher gilt es mit färbigen Kopien zu sparen. A3-Formate kosten 10 Cent/Kopie.

Auf der PH Card kann im Altbau auch Guthaben für private Kopien aufgeladen werden. Dann wird der Zugang „persönlich“ verwendet. Wenn in einem Kopierer kein Papier mehr vorrätig ist, ist der diensthabende Schulwart anzurufen. Die Handynummern sind auf der Pinnwand hinter den Kopierern aufgehängt.

Zum Drucken von Dateien wird die Funktion „Canon Secure Print“ verwendet. Der Ausdruck erfolgt dann über einen der Kopierer. Farbdrucke über den linken Kopierer (Canon_Color), andere Drucke über den rechten Kopierer (Canon_Secure). Hier gilt es wieder die entsprechende Klasse zu wählen und über „Secure Print“ auszudrucken. Die Kosten für die Ausdrucke sind dieselben wie für Kopien. Alternativ können MS Office sowie PDF-Dateien von einem USB-Stick direkt am Drucker gedruckt werden.

Onlineklassenbuch (WebUntis)

Amtsschriften werden über das Onlineklassenbuch WebUntis verwaltet, das über pms.phst.at erreichbar ist.

Jahreskalender

Meldungen von Schulveranstaltungen und Lehrausgängen sind unerlässlich und im Jahreskalender festzuhalten. Der Jahreskalender befindet sich in Outlook, der Link wird im 1. Infoblatt versendet. Bis Ende September (Schulforum) wird der Terminplan für das 1. Semester fertiggestellt. Schularbeiten und schriftliche Überprüfungen werden in WebUntis nach Absprache im Stufenteam eingetragen und nur mit Genehmigung der Direktion verschoben.

Alle halb-, ein- und mehrtägigen Veranstaltungen bzw. Lehrausgänge und Exkursionen sind einzutragen. Neben dem Datum, der Beginn- und Endzeit sind auch das Thema und die teilnehmenden Lehrer (deren Kürzel) zu erfassen.

Schulordnung

Die Schulordnung ist abrufbar unter: pms.phst.at/schuelerinnen/verhaltensvereinbarung-alt/

Lernplattform

Die Lernplattform Moodle ist über moodle.pms.phst.at  oder pms.phst.at (Lernplattform) erreichbar.

Raumreservierungen

Die Räume der Pädagogischen Hochschule Steiermark sind knappes Gut. Sie werden neben der Nutzung für den Unterricht, auch für die Ausbildung der Studierenden reserviert. Aus diesem Grund müssen außerordentliche Nutzungen über PH-Online erfasst werden. Raumwünsche mit Datum, Zeitraum und Raumnummer bitte an die Administration zu senden, diese fragt beim Raumbuchungsteam an.

Studierende

An der Praxisschule absolvieren die Studierenden der Pädagogischen Hochschule unterschiedliche Praktika. Sollte ein Teampartner abwesend sein, werden die Studierenden vom anwesenden Teampartner betreut.